Juridische vragen en antwoorden voor de overheid: arbeidsrecht

Het advies van de Rijksoverheid aan overheidswerkgevers is om ambtenaren zo veel mogelijk thuis te laten werken en de werktijden te spreiden. Een overheidswerkgever mag een ambtenaar in beginsel dus verplichten om thuis te werken. Uiteraard kan dit alleen als de functie thuiswerken toelaat. De thuiswerkplek moet Arbo-verantwoord zijn. Zo moeten ambtenaren een bureau en bureaustoel in huis hebben.

Als een ambtenaar last heeft van milde gezondheidsklachten moet hij thuisblijven. Milde gezondheidsklachten zijn:

·       neusverkoudheid

·       keelpijn

·       lichte hoest

·       niezen

·       loopneus

·       verhoging tot 38 graden

Thuisblijven betekent echter niet dat ambtenaar arbeidsongeschikt is. Overheidswerkgever en ambtenaar overleggen over de thuiswerkmogelijkheden.

Let op: krijgt de ambtenaar (of een van diens huisgenoten) bovenop deze gezondheidsklachten koorts en/of benauwdheidsklachten, dan moet het hele huishouden thuisblijven totdat iedereen 24 uur lang geen klachten heeft. Voor mensen werkzaam in cruciale beroepen of vitale processen geldt dat zij met verkoudheidsklachten of bij een zieke huisgenoot vaak wel kunnen werken.

Indien een ambtenaar arbeidsongeschikt is als gevolg van het coronavirus dan gelden de arbeidsrechtelijke en verzuimregels bij ziekte.

Mensen in heel Nederland worden opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken en de werktijden te spreiden. Dit betekent niet dat een ambtenaar zonder overleg met zijn overheidswerkgever thuis mag werken. Indien een ambtenaar zonder instemming van zijn overheidswerkgever thuisblijft en geen werkzaamheden verricht dan heeft de ambtenaar in beginsel geen recht op loon. Dit is anders als een ambtenaar een gegronde reden heeft om thuis te werken.

Dit is niet mogelijk. Een overheidswerkgever dient in beginsel het loon van de ambtenaar door te betalen.

'Tijd-voor-tijd' houdt in dat de ambtenaar voor verricht overwerk extra verlofuren ontvangt. De vraag is of de overheidswerkgever de ambtenaar kan verplichten deze extra tijd in te zetten. In beginsel rust op de overheidswerkgever een loondoorbetalingsplicht. Dit risico kan de overheidswerkgever in beginsel niet op de ambtenaar afwentelen. Tijd-voor-tijd regelingen in bijvoorbeeld een cao kunnen specifieke bepalingen bevatten, zoals de bepaling dat het recht op extra verlof in bepaalde gevallen komt te vervallen.

Een kostenvergoeding ziet op een vergoeding voor gemaakte kosten, in dit geval reiskosten. Uitgangspunt is wanneer die (reis)kosten niet worden gemaakt, die ook niet voor vergoeding in aanmerking komen. Uiteraard kan hiervan middels afspraken worden afgeweken, zoals bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, een cao of bedrijfsregeling. Zo kan in de arbeidsovereenkomst zijn opgenomen dat een reiskostenvergoeding gedurende de eerste maand van ziekte nog wordt uitbetaald, maar daarna stopt zolang die reiskosten vanwege ziekte niet worden gemaakt. Betaling van een reiskostenvergoeding terwijl de ambtenaar geen reiskosten heeft gemaakt, kan mogelijk ook fiscale gevolgen hebben. De Belastingdienst heeft echter bepaald dat zolang de crisismaatregelen gelden, de werkgever mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was.

Om maatschappelijke ontwrichting te beperken en te zorgen dat vitale sectoren blijven functioneren moeten ambtenaren in cruciale beroepsgroepen zoveel mogelijk blijven werken. Zij mogen pas thuisblijven als zij koorts en klachten hebben. Zij mogen dus niet zelf beslissen om thuis te werken. Dit geldt zowel zakelijk als privé. Op de website van de Rijksoverheid staan de cruciale beroepsgroepen.

Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet dient de overheidswerkgever te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Daarnaast dient een overheidswerkgever voorlichting en instructies te geven over de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. Dat betekent dat hij passende maatregelen dient te nemen om te proberen besmetting met het corona virus op de werkvoer zoveel mogelijk te voorkomen. De kosten van beschermingsmaatregelen zijn voor rekening van de overheidswerkgever. Indien een overheidswerkgever ambtenaren vraagt zelf beschermingsmiddelen te kopen, dan dient de overheidswerkgever deze kosten aan de ambtenaren te vergoeden.

Een overheidswerkgever dient ten aanzien van de veiligheidsmaatregelen in het kader van de corona crisis de actuele adviezen van de regionale GGD en het RIVM op te volgen. Als een overheidswerkgever redelijke corona instructies geeft (bijvoorbeeld d.m.v. een corona protocol) en deze duidelijk met de ambtenaren communiceert, dan dient een ambtenaar daar gehoor aan te geven. Als een ambtenaar dat niet doet, kan een overheidswerkgever overgaan tot een officiële waarschuwing. Indien de ambtenaar meerdere malen geen gehoor geeft aan de instructies, kan dat mogelijk een reden voor ontslag zijn. Let wel, in de arbeidsovereenkomst, een personeelshandboek of een cao kunnen nadere voorschriften staan over disciplinaire maatregelen.

Een overheidswerkgever heeft geen zicht op wat een ambtenaar doet als hij thuis werkt. Er zijn controlesystemen waarmee een overheidswerkgever dit kan controleren. Dit kan bijvoorbeeld met ICT-software waarmee de activiteiten van een ambtenaar op afstand kunnen worden gecontroleerd. Het controleren van ambtenaren die thuis werken kan een inbreuk inleveren op de privacy van de ambtenaar en is daarom aan strikte voorwaarden verbonden. Voor de activiteiten van een ambtenaar worden gecontroleerd is het belangrijk juridisch advies in te winnen.

Een ambtenaar is verplicht zich te houden aan de voorschriften omtrent het verrichten van de arbeid en voorschriften die strekken ter bevordering van de goede orde van de onderneming c.q. organisatie. Nu veel ambtenaren thuis werken kan een overheidswerkgever het overzicht missen van alle werkzaamheden en activiteiten. Een overheidswerkgever mag dan van een ambtenaar vragen een verslag te maken van zijn werkzaamheden van die dag. Het is belangrijk dat het om redelijke voorschriften gaat.

Voor een ambtenaar kan het lastig zijn om op korte termijn voor opvang voor de kinderen te zorgen. Op grond van de Wet Arbeid en Zorg kan een ambtenaar aanspraak maken op calamiteitenverlof. Calamiteitenverlof is bedoeld voor onvoorziene, acute situaties. Het calamiteitenverlof is niet aan een bepaalde tijdsduur gebonden en kan dus variëren van een paar uur tot een paar dagen.

Het gaat om een naar billijkheid te berekenen periode. Wat een billijke periode is zal per ambtenaar verschillen en afhankelijk zijn van de omstandigheden. Vooralsnog zal het gaan om enkele dagen en zal een ambtenaar niet van 16 maart tot en met 28 april een beroep kunnen doen op calamiteitenverlof.

Er moet een duidelijke relatie bestaan tussen het opnemen van calamiteitenverlof en de gebeurtenis waarop het verlof betrekking heeft. De ambtenaar moet zonder dat uitstel mogelijk is maatregelen treffen. Als een ambtenaar niet binnen een betrekkelijk korte periode een oplossing kan vinden de opvang van zijn kinderen, zal hij een beroep moeten doen op een andere verlof vorm. In cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen kunnen aanvullende voorschriften voor calamiteitenverlof zijn opgenomen. Het is aan te raden dit altijd te controleren.

In beginsel moet een calamiteitenverlof van tevoren worden gemeld. Als dit niet mogelijk is, dient de melding in ieder geval zo spoedig mogelijk plaats te vinden. De overheidswerkgever kan de ambtenaar achteraf vragen om aannemelijk te maken dat deze verlof heeft opgenomen omdat sprake was van een onvoorziene, acute situatie. Hiervan is in beginsel geen sprake als de partner thuis aanwezig is of de kinderen op een andere manier opgevangen kunnen worden. Als een ambtenaar hiertoe niet in staat is, kan de overheidswerkgever het loon inhouden over de uren dat de ambtenaar niet heeft gewerkt.

Voor calamiteitenverlof heeft een ambtenaar geen toestemming nodig van de overheidswerkgever. De overheidswerkgever mag het verlof niet weigeren tenzij duidelijk is dat er geen sprake is van een acute, onvoorziene omstandigheid. Hiervoor kan sprake zijn als de partner van de ambtenaar niet werkt of parttime werkt. De overheidswerkgever kan de ambtenaar dan verplichten om zijn werk te hervatten en hoeft geen loon te betalen over de uren dat de ambtenaar niet heeft gewerkt.

Een ambtenaar heeft tijdens calamiteitenverlof in beginsel recht op 100% van zijn loon. Met de ondernemingsraad kunnen hierover andere afspraken zijn gemaakt. Ook kan bij cao zijn afgeweken van de hoofdregel dat 100% van het salaris moet worden betaald.

Om voor kortdurend zorgverlof in aanmerking te komen, moet aan vier voorwaarden worden voldaan:

1. Er moet sprake zijn van noodzakelijke verzorging in verband met ziekte;
2. De zorg moet aan een specifieke groep personen worden verleend;
3. De zorgverlening dient rechtstreeks voort te vloeien uit de sociale relatie van de zorgbehoevende met de ambtenaar;
4. De zorg dient redelijkerwijs door de ambtenaar te worden verleend.

De opvang van kinderen door het sluiten van de scholen en kinderdagverblijven is niet ‘vanwege de noodzakelijke verzorging in verband met ziekte’ een ambtenaar kan in beginsel dus geen aanspraak maken op zorgverlof. In de cao of afspraken met de ondernemingsraad kunnen wel afwijkende afspraken zijn gemaakt ten aanzien van het opnemen van verlof.

Als een ambtenaar tijdens het calamiteitenverlof geen oplossing heeft kunnen vinden voor de opvang van zijn kinderen dan kan hij vakantiedagen opnemen of onbetaald verlof. Een overheidswerkgever kan een ambtenaar niet verplichten om vakantiedagen op te nemen. Ook kan een ambtenaar ouderschapsverlof opnemen. Ouderschapsverlof moet ten minste twee maanden voordat het verlof ingaat worden aangevraagd. Dus ook dit zal geen oplossing bieden tenzij de overheidswerkgever instemt met het opnemen van ouderschapsverlof.

De Rijksoverheid geeft het dringende advies 14 dagen in quarantaine te gaan bij terugkomst uit een hoog-risicogebied, oftewel een land dat door de Rijksoverheid met code rood of oranje is bestempeld. Een werkgever mag een werknemer in beginsel niet verbieden om naar een land met code rood of oranje af te reizen. Het is wel raadzaam werknemers te instrueren niet op vakantie te gaan naar deze landen en werknemers te wijzen op de gevolgen als zij besluiten wel op vakantie te gaan naar deze landen.

Een overheidswerkgever mag een ambtenaar preventief 14 dagen thuis laten (dus niet op het werk toelaten) als een ambtenaar naar een land met code oranje of rood is afgereisd. Temeer als de overheidswerkgever de ambtenaar daar van tevoren voor heeft gewaarschuwd. Het is in dat geval een bewuste keuze van de ambtenaar om op vakantie te gaan naar een land met code rood of oranje. De ambtenaar weet immers dat hij bij terugkomst in quarantaine moet en geen arbeid kan verrichten.

Het niet verrichten van de arbeid ligt in de risicosfeer van de ambtenaar, waardoor de overheidswerkgever het loon gedurende deze 14 dagen stop kan zetten. Het is raadzaam om de ambtenaar er van tevoren op te wijzen dat de ambtenaar in deze periode geen recht heeft op loon.

Als het voor een ambtenaar mogelijk is om zijn werkzaamheden thuis uit te voeren gedurende de quarantaineperiode, dan mag een overheidswerkgever het loon niet stopzetten. Evenmin is het mogelijk om thuiswerkende ambtenaren te verplichten vakantiedagen of onbetaald verlof op te laten nemen tijdens de quarantaineperiode.

Het vaststellen en intrekken van vakantie is uitgebreid in de wet geregeld. Een overheidswerkgever kan de vastgestelde vakantie intrekken als hiervoor gewichtige redenen zijn. Hij moet dan wel de schade vergoeden die de ambtenaar door het intrekken van de vakantie lijdt.

De mogelijkheid van het intrekken van vastgestelde vakantie door de ambtenaar is in de wet niet geregeld. Daarom is het niet mogelijk voor de ambtenaar om een reeds vastgestelde vakantie eenzijdig in te trekken. Er is immers een afspraak gemaakt over het opnemen van de vakantie. Maar het staat de overheidswerkgever natuurlijk vrij om een verzoek van de ambtenaar om de vakantie in te trekken wel te honoreren. Een goed overheidswerkgever zal een verzoek alleen afwijzen als hij daar een goede reden voor heeft. Bijvoorbeeld omdat er door de crisis, of omdat hij reeds voor vervanging heeft gezorgd, onvoldoende werk aanwezig is. In cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen kunnen aanvullende voorschriften zijn opgenomen. Het is aan te raden dit altijd te controleren.

De overheidswerkgever dient de vakantie van de ambtenaar vast te stellen conform de wensen van de ambtenaar, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Hiervan is sprake wanneer het inwilligen van een verzoek om vakantie tot ernstige verstoring van de bedrijfsvoering leidt. De gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering zullen steeds moeten worden afgewogen tegen de gevolgen die het niet inwilligen van het verzoek om vakantie voor de ambtenaar heeft. Voorbeelden hiervan zijn als te veel ambtenaren tegelijk in een piek vakantie willen opnemen of als een onderneming c.q. organisatie moet sluiten, omdat niet in vervanging van personeel kan worden voorzien. In cao’s of arbeidsvoorwaardenregelingen kunnen aanvullende voorschriften zijn opgenomen. Het is aan te raden dit altijd te controleren.

Als een oproepkracht werkzaam is op basis van een nul-urencontract dan is het uitgangspunt geen arbeid geen loon. Dit betekent dat als een ambtenaar van 16 maart tot 28 april niet wordt opgeroepen een overheidswerkgever het loon niet hoeft door te betalen.

Als een oproepkracht drie maanden in dienst is kan hij een beroep doen op het rechtsvermoeden. Vanaf dat moment moet een overheidswerkgever de uren betalen die ambtenaar gemiddeld heeft gewerkt. Het is een weerlegbaar rechtsvermoeden. Als de periode niet representatief is voor de uren die de ambtenaar werkt moet van een langere periode worden uitgegaan.

Veel ambtenaren met een oproepcontract zullen naar verwachting de komende periode een beroep doen op het rechtsvermoeden, omdat zij anders geen inkomsten hebben.

Een overheidswerkgever kan afhankelijk van de overeenkomst met het uitzendbureau de overeenkomst met een uitzendkracht vaak met onmiddellijke ingang beëindigen. Of de uitzendkracht nog geen recht heeft op salaris is afhankelijk van het type contract dat hij met het uitzendbureau heeft.

Een overeenkomst van opdracht met een zzp’er kan afhankelijk van hetgeen in de opdrachtovereenkomst daarover is opgenomen vaak makkelijk worden opgezegd. Zzp’ers die door het coronavirus in de problemen komen, kunnen onder bepaalde voorwaarden van getroffen maatregelen gebruik maken.

Op 20 mei 2020 heeft de Rijksoverheid de NOW 2.0-regeling gepubliceerd. De NOW geldt voor alle bedrijven dus in principe ook voor overheidswerkgevers. Om voor de tegemoetkoming in aanmerking te komen, moet uiteraard wel worden voldaan aan de geldende voorwaarden. Een uitgebreide toelichting over deze regeling, wat de voorwaarden zijn en hoe u een aanvraag kunt indienen vindt u hier.